Avant de déployer de nouveaux logiciels censés améliorer le travail des salariés, il est important d'élaborer un plan de formation, adapté à la taille de votre entreprise. Une méthode préférable à un apprentissage sur le terrain. Les bénéfices d'un changement d'outils ne seront en effet perçus que si les utilisateurs finaux parviennent à effectuer sans peine la transition.

Définir les objectifs de formation

Votre premier objectif en matière de formation consiste à limitertoute perte de productivité des utilisateurs finaux liée à cette transition. Il s'agit de les élever au niveau de compétences requis pour qu'ils puissent effectuer leur travail au moins aussi rapidement et précisément qu'avec les anciens logiciels. C'est une première étape. Lors de la phase suivante, vous attendez du logiciel qu'il permette aux utilisateurs de réaliser leur travail de manière plus rapide, plus précise et/ou plus sûre qu'auparavant. Si tel n'est pas le cas, on peut commencer à se poser des questions sur la qualité du produit...

Une population hétérogène

Il est important d'être réaliste sur les délais nécessaires pour atteindre ces objectifs. Ils dépendent de la complexité du nouveau logiciel ainsi que du nombre d'utilisateurs ayant besoin d'être formés et de leur niveau de compétences de départ. N'oubliez pas que votre population d'employés est hétérogène: des différences existent entre le jeune cadre très à l'aise avec l'informatique, et le salarié proche de la retraite, réfractaire à toute modification de ses habitudes...
Le passage à une version supérieure d'un logiciel déjà utilisé peut présenter des difficultés particulières. On pourrait s'attendre à ce que la formation soit plus rapide, dans la mesure où les utilisateurs connaissent déjà la précédente version. Or, si celle-ci a été largement remaniée ou si son interface est très différente (comme le «ruban», menu à ongletsde la suite Office 2007 qui remplacera les menus et barres d'outils des versions précédentes), les utilisateurs peuvent en fait trouver une mise à niveau plus complexe que l'adoption d'un tout nouveau logiciel, en raison de leurs attentes existantes.

Évaluer les besoins des utilisateurs finaux

Il s'agit ensuite

- élément capital de votre plan de formation

- d'évaluer le niveau de compétences techniques de ceux qui utiliseront réellement le logiciel au quotidien. Certains logiciels, comme un nouveau système d'exploitation, peuvent être déployés dans toute l'entreprise et affecter chaque poste.
D'autres applications ne seront installées que dans un service spécifique (comme les logiciels de comptabilité du service financier ou les logiciels d'illustration du service d'infographie) ou ne seront accessibles qu'à certains employés. Leur impact direct sera évidement plus réduit, mais leurs effets indirects peuvent avoir un rayonnement dans toute l'entreprise. Une comptabilité mal bouclée dans un progiciel, par exemple,provoquera un mauvais reporting auprès de la direction générale, voire des erreurs dans les résultats commerciaux...

Comme plusieurs niveaux de compétences techniques peuvent se retrouver dans un même groupe, il faut proposer différents niveaux de formation.
Les novices auront besoin d'éléments progressifs et plus ciblés, tandis que les utilisateurs plus avertis saisiront plus rapidement ces bases pour utiliser des fonctionnalités plus avancées du logiciel. Dans une formation commune aux deux groupes, les novices seront dépassés et perdus, tandis que les plus expérimentés perdront du temps.

 

À suivre : "Former ses utilisateurs à un nouveau logiciel - phase 2, la mise en pratique"

Avec Laurent Dupin, ZDNet.fr - Par Deb Shinder, TechRepublic